CUENTAS POR COBRAR
Las cuentas por cobrar representan derechos exigibles originados por ventas. Servicios prestados, otorgamiento de créditos.
Las cuentas por cobrar agrupan los conceptos: Clientes, Documentos por cobrar, Deudores diversos, Clientes por consignaciones, Comisionistas e intereses y Dividendos por cobrar.
No basta a la administración de la entidad económica conocer el saldo a su favor por concepto de cuentas por cobrar y su respectivo análisis. Es necesario presentar, como información adicional, un reporte de antigüedad de saldos.
Dicho reporte divide los saldos de los clientes en vencidos y no vencidos, por su parte, respecto a los saldos vencidos, se indica la antigüedad de vencimientos señalando los que tienen 30, 60, 90 y 120 días o más según el caso.
Cuando existan cuentas y documentos por cobrar en moneda extranjera deberá revelarse este hecho en una nota a los estados financieros.
Las cuentas por cobrar deberán liquidarse al tipo de cambio vigente al momento del pago, registrando pérdida o utilidad de acuerdo con el tipo de cambio.
Las cuentas por cobrar deben computarse de acuerdo al valor pactado originalmente del derecho exigible. Atendiendo al principio de realización del mismo, el valor pactado deberá modificarse para reflejar lo que en forma razonable se espera obtener en efectivo, especie, crédito o servicios, de cada una de las partidas que lo integran; esto requiere que se le de efecto a descuentos y bonificaciones pactadas, así como a estimaciones por irrecuperabilidad o difícil cobro.
Los incrementos o reducciones que se tengan que hacer a las estimaciones, con base en los estudios de valuación, deberán cargarse o acreditarse a los resultados en que se efectúen.
Las cuentas por cobrar en moneda extranjera deben valuarse al tipo de cambio bancario que esté en vigor a la fecha de los estados financieros.
Considerando su disponibilidad, las cuentas por cobrar se clasificarán como de corto y largo plazo. Las cuentas de corto plazo serán aquellas cuya exigibilidad sea menor a un año a partir de la fecha de presentación de los estados financieros, y las de largo plazo, aquellas de un año o más.
Las cuentas por cobrar a corto plazo deberán presentarse en el activo circulante inmediatamente después del efectivo y de las inversiones en valores negociables. La cantidad a vencer a más de un año deberá presentarse fuera del activo circulante.
Cuando existan cuentas por cobrar y por pagar a la misma persona física o moral, deberán cuando sea aplicable, compensarse para efectos de presentación en el balance general, mostrando el saldo resultante como activo o pasivo según corresponda.
Para las operaciones antes mencionadas de acuerdo a las nuevas reformas ya no se pueden hacer los famosos cruces de cuentas debe de existir evidencia que el monto adeudado tanto del saldo acreedor como el saldo deudor fueron liquidados con cheque o efectivo.
Para el desarrollo y aplicación de las cuentas por cobrar a continuación encontraran la forma adecuada de aplicar dicha cuenta.
Elaborado por Héctor Rodolfo Orellana Vásquez
Dentro de las cuentas por cobrar, una de las partidas más importantes es la cuenta clientes, pues se origina en la venta de mercaderías al crédito.
La cuenta clientes se carga por el monto de la venta más el impuesto IVA DF, que es el impuesto cobrado por las ventas. Esta cuenta es abonada por los pagos que realizan los clientes. El saldo deudor de la cuenta representa el derecho a cobrar sobre los clientes.
Al momento de constituirse la cuenta clientes, se realiza el siguiente registro:
Clientes ©
Ventas (a)
IVA DF (a)
Se carga la cuenta clientes, pues es un derecho (Activo) que posee la empresa y está aumentando. Se abonan la cuenta ventas, que es un resultado (ganancia) y está aumentando; además, se abona la cuenta IVA DF pues es un pasivo que la empresa deberá enterar dentro de los doce primeros días del mes siguiente.
En el momento en que los clientes cancelan su deuda, se realiza el siguiente asiento contable, el que indica que la cuenta de activo disminuye y por lo tanto se abona y por otro lado, se carga la cuenta caja por el dinero que entra a la empresa:
Caja ©
Clientes (a)
Estimación Deudores Incobrables
Cuando la empresa otorga créditos a sus clientes, ello implica un riesgo para ésta, dado que es posible que los clientes no cancelen su deuda; en todo caso, es un riesgo existente en cualquier negocio. Debido a este problema, se recurre a realizar una estimación de los deudores que se espera no cancelarán sus deudas. Esto se encuentra respaldado en el principio conservador, que establece que las pérdidas hay que anticiparlas, pero nunca debe hacerse lo mismo con las ganancias.
Existen dos grandes métodos de calcular la estimación deudores incobrables:
1. Método porcentaje sobre las ventas o el saldo de la cuenta clientes.
2. Método antigüedad de saldos.
Método porcentaje sobre las ventas o el saldo de la cuenta clientes.
Mediante este método se recurre a estimar un porcentaje de los clientes que no cancelarán su deuda y esto se aplica a la cuenta ventas o a la cuenta clientes, dependiendo del tipo de empresa y cómo maneja sus cuentas por cobrar.
Ejemplo 1:
La empresa estima que un 5% de la cuenta clientes no cancelará. Averiguar cuánto será la estimación por deudores incobrables, dado que el saldo de la cuenta clientes es de $20.000.000.
En este caso, se debe multiplicar el valor de la cuenta clientes de $20.000.000 por 5%, con lo que se obtiene una E.D.I de $1.000.000.-
Método antigüedad de saldos.
En este método la estimación por deudores incobrables, se pondera según la antigüedad que posean los saldos adeudados por los clientes, el sustento de lo anterior es que si un cliente mantiene una deuda que ha vencido un día, no es comparable a un cliente que tiene su deuda vencida hace 1 año, es bastante más probable que el cliente que debe a la empresa hace más tiempo, definitivamente no pague y por lo tanto debe asignarse un porcentaje mayor a ese tipo de clientes.
Ejemplo 2:
El siguiente es el detalle de los clientes morosos y la estimación de los clientes incobrables:
Atraso Saldo Cuenta Clientes Porcentaje Estimación
1-30 días 2.000.000 1% 20.000
30-120 días 3.000.000 3% 90.000
120 y más 1.000.000 5% 50.000
Saldo de la estimación, según método antigüedad de saldos: $160.000
Al momento de constituirse la estimación, la contabilización es la misma por ambos métodos:
Clientes Incobrables (Cuenta de Resultado Pérdida)
Estimación de Clientes Incobrables (Cuenta Complementaria de Activo, Se presenta restando al activo)
Una vez que sabe si efectivamente los clientes que fueron estimados como incobrables cancelan o no, se realizan las siguientes contabilizaciones:
Clientes estimados como incobrables que cancelan su deuda.
Si los clientes, que habían sido estimados como incobrables cancelan su deuda se desarrolla el siguiente asiento contable:
Caja
Clientes
Estimación deudores incobrables
Clientes Incobrables (si es dentro del mismo período contable)
Estimación deudores incobrables
Clientes Incobrables (si es en otro período contable)
En el primer asiento, se recibe el pago, por lo que aumenta caja y por otro lado disminuye clientes, pues los clientes estimados aún aparecían en esa cuenta.
En el segundo asiento, se reversa la estimación y la pérdida que se había reflejado, pues ésta ya no existe porque los clientes ya cancelaron. Este asiento se hace cuando el pago ocurre dentro del mismo año en que se generó la pérdida, pues sólo en ese caso esta última se puede reversar.
En el tercer asiento, se realiza por el mismo concepto que el segundo, sólo que éste debe hacerse cuando la estimación y la pérdida se reversan en un periodo distinto al que se generó.
Clientes estimados como incobrables que se dan de baja definitivamente.
Cuando se agotan todos los medios de cobro para que los clientes cancelen su deuda, y éstos se encuentran estimados, pueden ocurrir dos situaciones, una es que ya se haya reflejado la pérdida por todo el monto de lo que debían y la otra situación es que sólo se haya estimado por una parte del monto que no cancelaron.
En la primera situación, la contabilización es la siguiente:
Estimación deudores incobrables
Clientes
En la segunda situación, la contabilización es la siguiente:
Estimación deudores incobrables
Clientes Incobrables
Clientes
EN CONCLUSION:
Las cuentas por cobrar son las herramientas que proporcionan de manera oportuna y eficaz a la alta dirección de una empresa, los derechos que tiene por créditos concedidos a sus clientes ya sea por la transferencia de bienes muebles o prestación de servicios, de igual forma se pueden manejar de manera eficaz todos aquellos anticipos o documentos que constituyan un derecho para la entidad.
Las cuentas por cobrar al igual que la cuenta de efectivo y equivalentes de efectivo. Constituyen una disponibilidad para la empresa por lo que requieren de un control interno independiente a las otras cuentas , hoy en día existen sistemas informáticos que manejan carteras de clientes con el propósito de dar una información oportuna y fidedigna integrada a los sistemas contables con este tipo de herramienta se busca monitorear constantemente las fechas de vencimiento de cada cliente para gestionar los pagos y evitar en un porcentaje considerable la incobrabilidad de las mismas
Héctor Rodolfo Orellana Vásquez
Carnet: 12-3730-2005
