Introducción
La administración de cuentas por cobrar se refiere a las decisiones que toma una entidad, respecto a sus políticas generales de crédito, cobranza y a la evaluación de cada solicitante de crédito en particular. A fin de conservar los clientes actuales y atraer nuevos, la mayoría de las empresas deben conceder créditos y mantener inventarios. Para la mayoría de las empresas las Cuentas por Cobrar representan una inversión considerable que se determina a través del volumen de ventas a crédito, esta inversión se considera como propiedades de un negocio, el dinero, las mercancías y las cuentas por cobrar a los clientes están ligados en una secuencia, ya que el dinero se transforma en mercancías y éstas en cuentas por cobrar, las cuales a su vez se convierten en dinero, iniciándose así un ciclo que se repite indefinidamente dentro de las actividades de una empresa.
Concepto.
Las cuentas por cobrar son los derechos obtenidos por la entidad frente a terceros por la transferencia de bienes o la prestación de servicios al crédito. Algunos autores afirman que las cuentas por cobrar son inversiones a corto plazo que las empresas poseen para que se conviertan en flujos de efectivo en lapsos de tiempo muy cortos, generalmente de 30 a 60 días plazo; según las políticas de créditos de la entidad.
Las Cuentas por Cobrar representan derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados y otorgamiento de préstamos, son créditos a cargo de clientes y otros deudores, que continuamente se convierten o pueden convertirse en bienes o valores más líquidos disponibles tales como efectivo, aceptaciones, etc., y que por lo tanto pueden ser cobrados.
Las Cuentas por Cobrar constituyen una función dentro del ciclo de ingresos que se encarga de llevar el control de las deudas de clientes y deudores para reportarlas a los departamentos de Crédito y Cobranza, Contabilidad, Tesorería y Finanzas.
Para la otorgación de un crédito se debe considerar cuatro procesos básicos:
Estrategia y planeación del portafolio Origen y evolución del crédito Documentación y desembolso Administración de la cartera de créditos1. Estrategia y planeación del portafolio o cartera.
En esta parte se debe considerar las estrategias del negocio, en cuanto a analizar a los posibles clientes a los cuales se les venderá al crédito, formas de crédito y cobranza. Todas las estrategias formuladas deben de quedar palpadas en políticas de crédito a cumplir para el diseño de la cartera crediticia; así mismo, se debe fijar el mercado al cual se le venderá al crédito, teniendo en cuenta la estructura organizacional y el entorno donde se desenvolverá la entidad.
2. Origen y evolución del crédito
Se debe de tener claro que producto o servicio origino el crédito, de donde surgió y bajo que términos se realizo la venta al crédito para someterlo a una evaluación donde se analizara la estructuración y negociación del crédito para su posterior aprobación.
3. Documentación y desembolso del crédito
Todo venta de bienes o servicios al crédito debe de estar documentado por cualquiera de los formatos tributarios que estable la ley, ya sean estos comprobantes de crédito fiscal o factura de consumidor final, y cualquier otro documento legal que ampare la operación. La documentación en un crédito es de mucha importancia, ya que por medio de esta se lleva un control minucioso de las ventas y los cobros realizados y pendientes de realizar por ventas al crédito.
4. Administración de la cartera de créditos
En este punto se debe de tener en cuenta las políticas de cobro para el manejo de posibles créditos con problemas. Se debe de tener claro las políticas de recuperación y pérdidas de crédito
Existen tres aspectos importantes que se deben tomar en cuenta en la administración de las cuentas por cobrar:
Políticas de crédito Términos crediticios Políticas de cobranzasPolíticas de crédito.
Las políticas de crédito son los criterios, normas y lineamientos que aplica una entidad para determinar si debe o no conceder crédito a un cliente, por cuanto se debe conceder y las condiciones de otorgamiento en cuento a plazo del crédito, monto, condiciones de pago, etc.
Las políticas de crédito de la empresa definen el criterio mínimo para conceder crédito a un cliente. Asuntos tales como evaluaciones de crédito, referencias, periodos promedio de pago y ciertos índices financieros ofrecen una base cuantitativa para establecer y hacer cumplir las políticas de crédito. La entidad debe procurar establecer las políticas de crédito y velar porque se apliquen correctamente, para lograr obtener cierto grado de calidad en las cuentas aceptadas.
Términos crediticios
Son las cláusulas de pago y condiciones de crédito que constituyen parte de un convenio de crédito por la venta de bines o servicios.
Políticas de cobranzas
Son los diferentes procedimientos de cobro que aplique una empresa para recuperar en flujos de efectivo las ventas realizadas al crédito.
Al realizar el análisis de las políticas se deben tener en cuenta una serie de variables fundamentales y sus efectos sobre los ingresos, los costos y el riesgo, considerando:
La probabilidad que el cliente no pague. La magnitud de la cuenta La medida en que los bienes sean perecederosArtículo: Carlos Menjivar
